Energa, jedna z największych firm energetycznych w Polsce, potrzebowała sposobu na szybką i dokładną analizę danych kontrahentów, list sankcyjnych i źródeł ryzyka. PIRXON opracował dedykowane rozwiązanie RPA oparte na Microsoft Power Platform, które już w pierwszym etapie zwiększyło wydajność analityków o 100% i skróciło czas generowania raportów do mniej, niż 30 minut. Sukces projektu zaowocował wdrożeniem 12 robotów w różnych spółkach Grupy Energa, wspierających dziś ponad 100 osób i zarządzanych z poziomu jednej aplikacji.
Kim jest Energa?
Energa jest jedną z czterech największych krajowych spółek energetycznych i jednym z trzech największych dostawców energii elektrycznej w Polsce. Podstawową działalność spółki stanowią wytwarzanie, dystrybucja, obrót energią elektryczną i cieplną oraz obrót gazem.
Energa dostarcza energię elektryczną na obszarze ¼ powierzchni Polski, w jej północnej i środkowej części. Eksploatuje 195 tys. km linii elektroenergetycznych wszystkich napięć, którymi w pierwszym kwartale 2023 roku dostarczyła 5,8 TWh. Firma obsługuje ponad 3,3 miliona klientów i zatrudnia ponad 8,7 tysięcy pracowników.
Sytuacja początkowa
Sytuacja zastana w Energa
Przed nawiązaniem współpracy z gdańską firmą PIRXON SA, tj. w 2020 roku, Energa nie korzystała z narzędzi RPA (ang. Robotic Process Automation) do automatyzacji prac związanych z weryfikacją kontrahentów i list sankcyjnych. Spółka postanowiła zorganizować konkurs na dostawcę usługi, dostosowanej stricte do jej potrzeb. Kryteria wyboru obejmowały:
- gwarancję wsparcia analitycznego i doradczego
- liczne wdrożenia automatyzacji i transformacji cyfrowej
- wykwalifikowany zespół
- eksperckość w technologii RPA
- krajowy podmiot z dogłębną znajomością potrzeb rynkowych
- nagrody i uznanie.
Firma PIRXON SA została wybrana jako lider we wdrożeniu RPA i automatyzacji posiadając wówczas na koncie ponad 200 zrealizowanych projektów RPA.
Wyzwanie
Wyzwania, przed jakimi stanęła Energa
Biuro Bezpieczeństwa Energa, odpowiedzialne m.in. za zarządzanie ryzykiem nadużyć i konfliktu interesów, borykało się z wyzwaniami związanymi ze skuteczną i kompleksową weryfikacją kontrahentów oraz analizą list sankcyjnych. Wśród wyzwań, które skłoniły spółkę do poszukiwania innowacyjnych rozwiązań, można wymienić:
Niedobór wykwalifikowanych pracowników
Brak specjalistów posiadających doświadczenie w analizie danych rejestrowych, finansowych i list sankcyjnych znacząco utrudniał szybkie i dokładne przeprowadzanie procesów weryfikacyjnych.
Konieczność pozyskiwania danych z różnych źródeł
Proces analizy wymagał agregowania informacji z kilkudziesięciu zewnętrznych i wewnętrznych baz danych, co było czasochłonne i obciążające dla zespołu.
Zróżnicowana lista klientów wewnętrznych
Z rozwiązania korzystały różne działy organizacji – od sprzedaży, zakupów i inwestycji po zarząd i kierownictwo – co wymagało zapewnienia spójności, elastyczności i wysokiej jakości danych.
Dynamiczne zmiany w wymaganiach prawno-regulacyjnych
Rosnące wymagania w obszarze odpowiedzialności zbiorowej, podatków, przepisów AML oraz sankcji międzynarodowych wymagały nieustannego dostosowywania procedur i narzędzi analitycznych.
Dodatkowo firma mierzyła się z niepewnością otoczenia rynkowego wynikającą ze zmieniających się trendów oraz czynników ekonomicznych i politycznych. Wydłużona ścieżka decyzyjna wpływała niekorzystnie na działalność obszarów biznesowych.
W obliczu tych wyzwań Energa rozpoczęła poszukiwania rozwiązania w obszarze RPA automatyzacja, które pozwoliłoby usprawnić weryfikację kontrahentów i analizę ryzyka.
Warto tutaj podkreślić, że wszystkie firmy, niezależnie od branży, muszą zmierzyć się z ryzykiem oszustw lub współpracy z nierzetelnymi kontrahentami.
Cele
Założenia i cele jakościowe oraz ilościowe do zrealizowania
Głównym założeniem poszukiwanego rozwiązania przez spółkę Energa było skuteczne pozyskiwanie danych z wielu rozproszonych źródeł oraz ich właściwa agregacja, umożliwiająca generowanie wysokiej jakości raportów. Pracownikom pozostawiono zadania związane z analizą zebranych danych, ich uzupełnianiem, interpretacją oraz formułowaniem wniosków.
Harmonogram realizacji projektu przedstawiał się jak poniżej:
- maj 2020 – koncepcja stworzenia robota
- czerwiec 2020 – analiza procesu
- wrzesień 2020 – pierwsze prace deweloperskie
- listopad 2020 – pierwszy robot obsługujący 20 baz.
Priorytetowymi celami przyświecającymi komórce bezpieczeństwa podczas wdrażania rozwiązania RPA, były m.in.:
Cele jakościowe:
- szybkie pozyskiwanie i przetwarzanie dużych wolumenów danych z rozproszonych źródeł zewnętrznych
- syntetyzacja informacji zgodnie z określoną metodyką
- ograniczenie ryzyka błędu ludzkiego
- generowanie wysokiej jakości raportów
- zapewnienie możliwości audytowania procesów
- możliwość skalowania rozwiązania na pozostałe spółki i inne obszary jej działalności.
Zastosowanie narzędzi klasy low code development umożliwiło szybkie opracowanie i wdrożenie robota dopasowanego do potrzeb Energa, przy minimalnym zaangażowaniu zespołu IT.
Cele ilościowe:
- zwiększenie wydajności pracy analityka o 100% (generowanie 4 raportów dziennie zamiast dotychczasowych 2)
- wygenerowanie 1 raportu wstępnego przez robota RPA w czasie nie dłuższym niż 30 minut.
Rozwiązanie
Jak rozwiązaliśmy problem tego klienta?
Zgodnie z przyjętymi założeniami firma PIRXON SA opracowała dedykowane narzędzie RPA dostosowane do indywidualnych potrzeb klienta, które zbiera i agreguje dane z ponad dwudziestu baz danych. W projekcie wykorzystano technologie wiodącego dostawcy RPA, tj. Microsoft Power Platform.
Do pozyskiwania oraz raportowania informacji użyto Power Automate oraz Power Automate Desktop. Natomiast do kolejkowania i monitorowania pracy robotów zbudowano aplikację przy użyciu Microsoft Power Apps. Wybór technologii Microsoftu podyktowany był jej zaawansowanymi funkcjonalnościami oraz niską barierą wejścia przy jednoczesnym zapewnieniu wysokiego poziomu bezpieczeństwa. Technologia ta umożliwia również wykorzystanie w niedalekiej przyszłości najnowszych rozwiązań, takich jak szeroko rozumiana sztuczna inteligencja Microsoft.
Dzięki temu zespół może w kolejnych etapach wdrożenia testować funkcjonalności Copilot. Jak korzystać z tej technologii do tworzenia własnych inteligentnych asystentów analitycznych? PIRXON prowadzi szkolenia w tym zakresie.
Wyniki
Wyniki osiągnięte dzięki wdrożeniu robota
Zgodnie z przyjętymi założeniami firma PIRXON SA opracowała dedykowane narzędzie RPA dostosowane do indywidualnych potrzeb klienta, które zbiera i agreguje dane z ponad dwudziestu baz danych. Robot ten przyczynił się do zwiększenia efektywności pracy analityków o 100%. Warto podkreślić, że na początku działalności robot zbierał dane wyłącznie z polskiego rynku i generował jedynie kilkadziesiąt raportów miesięcznie. Z biegiem czasu ich liczba wzrosła, sięgając nawet kilku tysięcy.
100%
Zwiększenie efektywności pracy analityków.
30 minut
Maksymalny czas generowania raportu przez robota.
12 robotów
Wdrożonych aktualnie w Energa.
100 osób
Których potencjał został uwolniony dzięki RPA.
Wyniki pracy robota RPA zyskały uznanie wśród kolejnych spółek Energa, co skutkowało zamówieniem kolejnego robota, znanego jako „brat bliźniak”, którego dostosowano do nowych zadań. W kolejnych etapach roboty opracowane przez PIRXON trafiały do kolejnych spółek i użytkowników, wspierając między innymi obszary zakupów, logistyki i inwestycji. Wdrożono także wersję wspierającą badania spółek zagranicznych. Obecnie w spółkach Energa pracuje łącznie 12 takich robotów, wspierając jednocześnie ponad 100 osób. Wszystkie roboty są zarządzane 1 dedykowaną aplikacją.
Podsumowanie
Podsumowanie wdrożenia RPA dla Energa
Początkowe skalowanie wymienionych procesów wydawało się być zadaniem skomplikowanym i wymagającym. Automatyzacja wywiadu gospodarczego oraz zbieranie danych z list sankcyjnych stanowi proces o znacznym stopniu złożoności, dotykający różnorodnych źródeł danych zarówno zewnętrznych, jak i wewnętrznych. Teoretycznie mogłoby to negatywnie wpłynąć na stabilność rozwiązania.
Dlatego już na samym początku PIRXON podszedł do projektu holistycznie, uwzględniając zarówno aspekty biznesowe, jak i technologiczne obowiązujące podczas realizacji projektu. Jednocześnie myśląc o przyszłości, firma skupiła się na zapewnieniu niskich kosztów, nie tylko związanych z robotami, ale także innymi komponentami. Zarządzanie robotami musiało być szybkie, sprawne, łatwo rozbudowywane i modyfikowane.
Dodatkowo, aby zapewnić płynność operacyjną i dalszy rozwój, zespół objęto dedykowanym szkoleniem Power Automate, co umożliwiło szybsze adaptowanie zmian i samodzielne zarządzanie robotami.