Fakturownia, obsługująca ponad 500 000 użytkowników, zmagała się z czasochłonnym i podatnym na błędy procesem rozliczania transakcji PayU w systemie Symfonia. Dzięki współpracy z PIRXON i wdrożeniu robota RPA nazwanego Hipolit, udało się zautomatyzować najważniejszy proces finansowy. Efekt? Skuteczność automatyzacji na poziomie 90%, ponad 500 godzin rocznie odzyskanych dla zespołu księgowego i potencjalne oszczędności sięgające nawet 1 miliona złotych dzięki eliminacji błędów ludzkich. Zobacz, jak inteligentna automatyzacja w środowisku Microsoft przyniosła realne rezultaty i uwolniła potencjał pracowników Fakturowni.
Kim jest Fakturownia?
Fakturownia to polska firma technologiczna, która od ponad 10 lat dostarcza proste, wygodne i ekologiczne rozwiązania do fakturowania online dla ponad 500 tysięcy użytkowników. Działalność firmy opiera się na trzech kluczowych wartościach: prostocie, bezpieczeństwie i ekologii, dążąc do optymalizacji obiegu dokumentów finansowych w polskich firmach.
Fakturownia oferuje intuicyjny program do faktur, który oszczędza czas klientów, zapewniając szybkie i efektywne użytkowanie dzięki przyjaznemu interfejsowi oraz łatwej integracji z KSeF. Bezpieczne dane przechowywane w chmurze oraz profesjonalne wsparcie zespołu gwarantują komfort pracy z każdego miejsca na świecie.
Sytuacja początkowa
Sytuacja zastana w Fakturownia
Proces rozliczania PayU przed automatyzacją opierał się na codziennym ręcznym eksporcie danych z Fakturowni do Symfonii. Każdego dnia pracownicy ręcznie uzgadniali transakcje i korygowali dane kontrahentów. W zależności od liczby transakcji czas potrzebny na obsługę mógł wynosić kilka godzin, co wpływało negatywnie na ogólną wydajność i blokowało możliwość skoncentrowania się na bardziej strategicznych zadaniach przez pracowników. Przełom w procesie nastąpił dopiero po wdrożeniu RPA, które zastąpiło ręczne działania automatycznym przetwarzaniem danych.
Wyzwanie
Wyzwania, przed jakimi stanęła Fakturownia
Rozliczanie transakcji PayU w Fakturowni wymagało codziennego zaangażowania zespołu w manualne, powtarzalne czynności. Proces był nie tylko czasochłonny, ale również podatny na błędy.
Manualne przetwarzanie danych
Każda transakcja wymagała ręcznego eksportu danych z systemu Fakturownia i ich dalszej obróbki w systemie Symfonia. Brak automatyzacji znacząco spowalniał pracę i angażował wiele zasobów.
Ręczna identyfikacja kontrahentów i uzgadnianie rozrachunków
Pracownicy musieli samodzielnie identyfikować kontrahentów oraz uzgadniać rozrachunki, co przy dużej liczbie transakcji zwiększało ryzyko błędów i wydłużało czas realizacji.
Wysokie ryzyko błędów i niska efektywność
Manualny charakter procesu skutkował częstymi pomyłkami, co powodowało konieczność licznych poprawek i wpływało negatywnie na wydajność całego zespołu księgowego.
Wpływ na wskaźnik Revenue per Employee
Obciążenie pracowników powtarzalnymi zadaniami ograniczało ich możliwość zaangażowania w działania strategiczne, co z kolei obniżało kluczowy wskaźnik przychodu na pracownika – istotny przy kalkulacji wynagrodzeń.
Wyzwania te pokazały jasno, że dalsze działanie w takim modelu zagrażało nie tylko efektywności operacyjnej, ale i motywacji zespołu. Konieczne było wdrożenie rozwiązania, które odciąży ludzi, zapewni automatyzację pracy i zwiększy precyzję rozliczeń.
Cele
Założenia oraz cele jakościowe i ilościowe do zrealizowania
Głównym założeniem projektu była automatyzacja RPA procesu rozliczenia PayU w systemie Symfonia. Większość transakcji miała zostać obsłużona automatycznie, a jedynie wyjątki, wynikające z niejednoznacznych lub niekompletnych danych, miały wymagać interwencji pracownika.
Kluczowym celem było osiągnięcie wskaźnika automatycznej identyfikacji kontrahentów i uzgadniania rozrachunków na poziomie powyżej 85%, co miało znacząco poprawić efektywność pracy.
- Cel ilościowy: osiągnięcie 85% skuteczności w automatycznej identyfikacji kontrahentów i uzgadnianiu rozrachunków.
- Cel operacyjny: redukcja czasu potrzebnego na codzienne rozliczenia, co pozwoliłoby pracownikom skupić się na bardziej strategicznych zadaniach i skrócić czas procesów finansowych.
Rozwiązanie
Jak rozwiązaliśmy problem tego klienta?
PIRXON SA, bazując na swoim wieloletnim doświadczeniu w inteligentnej automatyzacji procesów biznesowych w środowisku Microsoft, opracował robota RPA o imieniu Hipolit. Robot ten wykorzystywał technologię Microsoft Power Automate. Eksperci PIRXON bazując na szczegółowej analizie procesów Fakturowni, zaprojektowali rozwiązanie dopasowane do specyficznych potrzeb klienta.
Hipolit codziennie wykonuje wszystkie kroki procesu biznesowego: pobiera dane z systemu Fakturownia, importuje je do repozytorium Symfonii, identyfikuje kontrahentów, a następnie automatycznie uzgadnia rozrachunki, wspierając tym samym zarządzanie należnościami.
Jego zadaniem jest także rozpoznawanie wyjątków i przekazywanie ich do ręcznego rozpatrzenia przez pracownika. PIRXON nie tylko wdrożył narzędzie, ale zapewnił także wsparcie posprzedażowe oraz monitorowanie efektywności działania robota, co pozwala na dalszą optymalizację procesów i dostosowanie narzędzia do rosnących potrzeb Fakturowni.
Wyniki
Wyniki osiągnięte dzięki wdrożeniu robota
Wdrożenie robota Hipolit, obejmujące między innymi automatyzację faktur, przyniosło znaczące korzyści. Dzięki osiągnięciu blisko 90% skuteczności w automatycznym przetwarzaniu danych firma zminimalizowała potrzebę ręcznej interwencji, co obniżyło koszty operacyjne oraz zwiększyło dokładność rozliczeń. Automatyzacja procesu rozliczeń pozwoliła zespołowi odzyskać kilkanaście godzin pracy tygodniowo, co w skali roku oznacza ponad 500 godzin zaoszczędzonego czasu pracy.
Wcześniejsze błędy związane z ręcznym przetwarzaniem rozliczeń nie tylko opóźniały proces, ale mogły prowadzić do kosztownych pomyłek.
90%
Skuteczność automatycznego przetwarzania danych.
1 mln pln
Potencjalna redukcja kar finansowych za błędy.
500 godzin
Zaoszczędzony czas pracy.
3 tygodnie
Czas programowania robota.
Automatyzacja procesu zmniejszyła liczbę błędów, eliminując kary finansowe, które mogły wynosić nawet od 100 000 do 1 080 000 złotych PLN rocznie. Automatyzowanie procesu pozwoliło pracownikom na zajęcie się bardziej strategicznymi zadaniami, co przełożyło się na wzrost wydajności, a tym samym na zwiększenie wskaźnika przychodu na pracownika. Przyniosło to też większą satysfakcję pracowników, którzy chwalą sobie automatyzację za odciążenie ich od monotonnych i podatnych na błędy zadań.
Podsumowanie
Podsumowanie wdrożenia RPA dla Fakturownia
Automatyzacja procesu rozliczenia PayU w systemie Symfonia za pomocą robota RPA, opracowanego przez PIRXON, okazała się trafnym rozwiązaniem, które znacząco poprawiło efektywność i jakość pracy w Fakturowni. Przekroczenie założonych celów oraz pozytywna opinia pracowników dowodzą, że technologia RPA ma realny wpływ na optymalizację procesów biznesowych.
PIRXON, jako ekspert w inteligentnej automatyzacji procesów biznesowych w środowisku Microsoft, zapewnił nie tylko sprawne wdrożenie robota, ale także jego bieżące monitorowanie. To daje firmie możliwość ciągłej optymalizacji oraz elastycznego reagowania na zmieniające się potrzeby biznesowe.