Kiedy Kasa Stefczyka zdecydowała się na wdrożenie automatyzacji in-house, postawiła na rozwiązanie, które pozwoli jej szybko osiągnąć realne efekty przy minimalnych kosztach. W zaledwie 2 miesiące, dzięki praktycznym warsztatom i 40 godzinom mentoringu ekspertów PIRXON, powstało 20 robotów opartych na technologii Microsoft Power Automate. Automatyzując kilkanaście procesów w różnych działach firmy, nie tylko skrócono czas realizacji zadań nawet o 96%, ale też całkowicie wyeliminowano błędy ludzkie w kluczowych obszarach operacyjnych. Ten przypadek pokazuje, jak efektywne może być połączenie przemyślanej strategii, nowoczesnej technologii i realnego wsparcia ekspertów w cyfrowej transformacji.
Kim jest Kasa Stefczyka?
Spółdzielcza Kasa Oszczędnościowo-Kredytowa im. Franciszka Stefczyka, Kasa Stefczyka, firma z polskim kapitałem, posiada długoletnią, blisko 30-letnią tradycję dostarczania klientom szerokiego spectrum produktów finansowych, oszczędnościowych i kredytowych. Dynamicznie zmieniający się rynek usług, rosnące potrzeby klientów oraz dbałość o jak najwyższe standardy obsługi przyczyniły się do uwzględnienia w strategii firmy rozwoju technologicznego, a przede wszystkim rozwoju kompetencji pracowników w obszarze automatyzacji procesów. To właśnie w automatyzacji wybranych procesów back-officowych dostrzeżono strategiczną inicjatywę i możliwości, dzięki którym firma mogła wznieść się na jeszcze wyższy poziom konkurencyjności rynkowej. Tym samym historia Kasy Stefczyka zyskała nowy zwrotny punkt.
Sytuacja początkowa
Sytuacja zastana w firmie Kasa Stefczyka
W strategii rozwoju firmy pojawił się jasny cel: zwiększyć konkurencyjność poprzez automatyzację procesów back-office, jednak bez generowania nadmiernych kosztów czy konieczności reorganizacji całej infrastruktury IT. Choć początkowo rozważano implementację znanych rozwiązań RPA takich jak UiPath czy Blue Prism, okazały się one zbyt wymagające kosztowo i technologicznie na początkowym etapie transformacji.
Dodatkowo organizacja zmagała się z ograniczoną dostępnością zasobów IT, wydłużonym czasem realizacji zadań oraz powtarzalnymi, rutynowymi czynnościami, które pochłaniały cenny czas pracowników.
Potrzebne było rozwiązanie, które można szybko wdrożyć, łatwo zintegrować z istniejącym środowiskiem Microsoft 365 i które nie wymaga zaawansowanych kompetencji programistycznych ze strony zespołu.
W odpowiedzi na te wyzwania Kasa Stefczyka nawiązała współpracę z PIRXON S.A. i postawiła na model automatyzacji oparty o technologię Microsoft Power Automate oraz hybrydowe podejście łączące szkolenie Power Automate z eksperckim mentoringiem. Tak rozpoczęła się transformacja, która odmieniła sposób pracy wielu działów w organizacji.
Wyzwanie
Wyzwania, przed jakimi stanęła Kasa Stefczyka
W obliczu dynamicznych zmian rynkowych i rosnących oczekiwań klientów Kasa Stefczyka stanęła przed koniecznością usprawnienia pracy wewnętrznej i unowocześnienia procesów operacyjnych. Organizacja poszukiwała skutecznego sposobu na automatyzację pracy bez wysokich nakładów finansowych i czasowych.
Ograniczenia technologiczne
Brak elastycznych narzędzi RPA w istniejącym środowisku i wysokie koszty licencji u dużych dostawców (np. UiPath, Blue Prism) blokowały start automatyzacji.
Powtarzalne, czasochłonne procesy
W wielu działach zadania były realizowane ręcznie, co zabierało dziesiątki roboczogodzin i wiązało się z ryzykiem błędów ludzkich.
Niewystarczające zasoby IT
Zespół IT był zaangażowany w inne projekty, co znacznie utrudniało samodzielne wdrażanie automatyzacji.
Brak kompetencji w zakresie robotyzacji
Pracownicy nie mieli doświadczenia w budowie robotów i potrzebowali szybkiego sposobu na zdobycie praktycznej wiedzy i wsparcia eksperckiego.
Dzięki trafnie zidentyfikowanym problemom i decyzji o wdrożeniu technologii Microsoft RPA z pomocą ekspertów PIRXON, Kasa Stefczyka mogła rozpocząć skuteczną transformację procesów i rozwijać automatyzację in-house. Kluczową rolę odegrało tu szkolenie z optymalizacji procesów biznesowych, które połączyło praktykę z rzeczywistymi potrzebami operacyjnymi.
Cele
Cele do zrealizowania
Celem Kasy Stefczyka było sprawne i opłacalne wdrożenie automatyzacji procesów biznesowych back-office bez konieczności rozbudowy infrastruktury IT czy ponoszenia wysokich kosztów licencyjnych. Organizacja dążyła do tego, by rozpocząć transformację przy minimalnym zaangażowaniu technicznym, wykorzystując narzędzia dostępne już w środowisku Microsoft 365.
Istotnym celem było zdobycie przez pracowników praktycznych kompetencji, które pozwolą im samodzielnie tworzyć i rozwijać roboty odpowiadające na pojawiające się potrzeby operacyjne. Automatyzacja miała przyspieszyć realizację zadań, ograniczyć ryzyko błędów oraz odciążyć pracowników od żmudnych, powtarzalnych czynności, umożliwiając im skoncentrowanie się na działaniach o większej wartości.
Rozwiązanie
Jak rozwiązaliśmy problem klienta?
Wdrożyliśmy hybrydowy model współpracy oparty na praktycznym szkoleniu z technologii Microsoft Power Automate oraz intensywnym mentoringu prowadzonym przez ekspertów PIRXON. Dzięki temu pracownicy, niezależnie od poziomu zaawansowania technicznego, w krótkim czasie zdobyli umiejętności niezbędne do samodzielnego projektowania i wdrażania robotów.
Najważniejszym elementem rozwiązania była decyzja o wykorzystaniu już dostępnych w organizacji narzędzi z pakietu Microsoft 365, co pozwoliło wyeliminować koszty związane z dodatkowymi licencjami czy koniecznością nadmiernego angażowania zespołu IT.
Tym samym robotyzacja stała się nie tylko efektywnym narzędziem operacyjnym, ale również elementem strategii rozwoju firmy. Rozwiązania wdrożone w Kasie Stefczyka bazują także na możliwościach, jakie oferuje sztuczna inteligencja Microsoft, wspierając automatyzację i analizę danych w kluczowych obszarach działalności.
Wyniki
Wyniki osiągnięte dzięki wdrożeniu robota
Dzięki praktycznemu podejściu, sprawdzonemu modelowi szkoleniowo-mentoringowemu oraz wykorzystaniu narzędzi Microsoft 365, Kasa Stefczyka w krótkim czasie osiągnęła mierzalne efekty, które bezpośrednio przełożyły się na wzrost efektywności operacyjnej i większą niezależność technologiczną zespołów.
20
Wdrożonych robotów w ciągu 2 miesięcy.
96%
Skrócenie czasu realizacji zadań (z 8 h do 18 min).
100%
Eliminacja błędów w zrobotyzowanych procesach.
4 h
Czas analizy danych rynkowych skrócony z tygodnia do 4 godzin.
Współpraca z PIRXON pozwoliła nie tylko znacząco usprawnić procesy, ale także wyposażyć pracowników w kompetencje do dalszego rozwijania automatyzacji we własnym zakresie, bez potrzeby angażowania zewnętrznych dostawców.
Podsumowanie
Podsumowanie działań dla Kasy Stefczyka
Wdrożenie automatyzacji procesów w Kasie Stefczyka okazało się modelowym przykładem skutecznego połączenia technologii, kompetencji i zwinnego podejścia. Dzięki współpracy z PIRXON firma nie tylko szybko uruchomiła pierwsze roboty, ale również zbudowała wewnętrzne zasoby i wiedzę, które pozwalają jej dziś samodzielnie rozwijać automatyzację. Najważniejsze było zastosowanie Microsoft Power Automate (narzędzia dostępnego już w środowisku organizacji) co znacząco uprościło proces wdrożenia i zminimalizowało koszty.
W ciągu zaledwie dwóch miesięcy uruchomiono 20 robotów obsługujących kilkanaście procesów w różnych działach firmy. Automatyzacja przyspieszyła realizację kluczowych zadań nawet o 96%, pozwoliła całkowicie wyeliminować błędy w newralgicznych obszarach oraz uruchomić procesy, które wcześniej nie były realizowane z powodu ograniczeń czasowych lub technologicznych.
Projekt pokazał, że dobrze zaplanowane działania, wsparcie eksperckie i koncentracja na efektach mogą w krótkim czasie przynieść wymierne korzyści biznesowe i operacyjne, bez konieczności inwestowania w kosztowne systemy czy wieloetapowe integracje.