Dynamiczny rozwój firmy Krispol wymagał nowego podejścia do powtarzalnych i czasochłonnych zadań w Dziale Planowania Produkcji. W ciągu kilku tygodni wdrożyliśmy autorskie rozwiązanie – Robota Jana – który przejął kluczowe etapy kalkulacji terminów zamówień i wysyłki potwierdzeń. Efekt? Skrócenie czasu analiz, mniej błędów, wyższa jakość obsługi klienta i szybki zwrot z inwestycji. To przykład tego, jak mądrze wdrożona automatyzacja wspiera ludzi i napędza rozwój firmy.
Kim jest Krispol?
Krispol Sp. z o.o. jest jednym z liderów europejskich, producentem bram, okien, rolet oraz drzwi. Oferuje kompleksowe i nowoczesne rozwiązania dla budownictwa mieszkaniowego i przemysłu. Spółka działa w branży budowlanej od prawie 30 lat i sprzedaje swoje produkty w Europie i na świecie. Motorem działania spółki jest zaspokajanie konkretnych potrzeb klientów poprzez produkty, które łączą doskonałą jakość, bezpieczeństwo i elastyczność. Najwyższe standardy obsługi klienta są priorytetem w jej działalności. Krispol posiada dwie bardzo nowoczesne fabryki oraz sieć salonów stolarki (Krishome) na terenie Polski.
Sytuacja początkowa
Sytuacja zastana w Krispol
Dynamiczna ekspansja firmy Krispol, rozwój sieci salonów rodziły wyzwania oraz zwiększały liczbę zadań, jak również skalę czasochłonnych procesów operacyjnych. W dziale Planowania Produkcji bram segmentowych codzienna praca firmy stała się bardzo powtarzalnym procesem analitycznym mającym na celu podejmowanie decyzji o terminach wielu zamówień produkcyjnych.
Schematyczność procesu, rutynowość czynności i jednolity przebieg nadawania terminu każdemu zamówieniu wyznaczał szansę na automatyzację pracy w tym obszarze. W automatyzacji procesów Krispol dostrzegł szansę na usprawnienie procesów, na szybką i kompleksową obsługę zamówień, co przekładało się na jakość obsługi Klienta. Krispol szukał sposobu na bardziej wydajną pracę w dziale Produkcji bram segmentowych, na usprawnienie procesu planowania terminów produkcji i dostaw. Dzięki automatyzacji tego procesu planowano uwolnić czas pracowników, przeznaczając go na udoskonalenia w procesach produkcyjnych, na rozwój i kształcenie pracowników oraz wykorzystywanie ich cennej wiedzy i doświadczenia w innych, ważniejszych zadaniach.
Dzięki automatyzacji pracy strategia Lean Managment w firmie Krispol mogła nabrać rozpędu i przynieść wiele korzyści w rozwoju. Rozwiązanie tych wyzwań zostało zbudowane w przeciągu kilku tygodni, kiedy to rozpoczęły się prace wdrożeniowe Robota Jana.
Wyzwanie
Wyzwania, przed jakimi stanęła firma Krispol
Przez rosnącą skalę działalności, firma Krispol stanęła przed koniecznością optymalizacji procesów planowania produkcji, aby zachować wysoką jakość obsługi klienta. Piętrzące się wyzwania wymagały szybkiej reakcji i wdrożenia skutecznych rozwiązań.
Skalowanie planowania produkcji
Wzrost liczby zamówień wynikający z rozwoju firmy wymagał skalowalnego systemu do wyznaczania terminów realizacji. Dotychczasowy model ręcznej analizy stawał się wąskim gardłem.
Zbyt duże zaangażowanie zespołu
Codzienne czynności związane z planowaniem angażowały wiele osób, które zamiast przeznaczać czas na udoskonalenia w procesach produkcyjnych i rozwój, musiały wykonywać ręczne zadania analityczne.
Brak automatyzacji decyzji
Schematyczny charakter zadań związanych z nadawaniem terminów zamówień nie był wspierany żadnym narzędziem automatyzującym, więc cały proces opierał się na pracy ręcznej.
Wydłużony czas obsługi klienta
Opóźnienia w planowaniu przekładały się na wolniejszą obsługę klienta i dłuższy czas potwierdzania terminów dostaw.
Dzięki trafnej analizie problemów i otwartości na nowe technologie firma Krispol zdecydowała się wdrożyć rozwiązanie automatyzujące planowanie produkcji, które w krótkim czasie odmieniło codzienną pracę zespołu i poprawiło efektywność całego procesu. Wdrożona automatyzacja procesów biznesowych pozwoliła firmie przejść na nowy poziom organizacyjnej sprawności i lepiej skalować działanie.
Cele
Cele do zrealizowania
Celem wdrożenia automatyzacji w Dziale Planowania Produkcji firmy Krispol było usprawnienie najważniejszych procesów operacyjnych przy jednoczesnym odciążeniu zespołu.
Firmie zależało przede wszystkim na zautomatyzowaniu procesu planowania terminów produkcji i dostaw, aby wyeliminować ręczne, powtarzalne czynności. Istotnym założeniem była również optymalizacja pracy w dziale Planowania Produkcji bram segmentowych, poprzez skrócenie czasu analiz i zwiększenie wydajności operacyjnej. Równolegle firma dążyła do poprawy jakości obsługi klienta, zapewniając szybsze potwierdzenia zamówień i większą przewidywalność procesów.
Jednym z kluczowych celów była też szybka i kompleksowa obsługa danego zamówienia. Automatyzacja miała również uwolnić czas pracy specjalistów, by mogli oni skupić się na udoskonalaniu procesów produkcyjnych i rozwoju kompetencji, zamiast na wykonywaniu rutynowych działań. To dobry przykład na to, jak robotyzacja w biznesie może realnie wesprzeć ludzi i podnieść efektywność operacyjną bez konieczności rozbudowy zespołu.
Rozwiązanie
Jak rozwiązaliśmy problem klienta?
W odpowiedzi na zidentyfikowane wyzwania firma Krispol zdecydowała się na wdrożenie automatyzacji procesu planowania produkcji z wykorzystaniem Robota Jana – rozwiązania opracowanego i wdrożonego przez PIRXON. Głównym celem było odciążenie zespołu z powtarzalnych zadań analitycznych oraz przyspieszenie całego procesu nadawania terminów produkcyjnych i potwierdzania dostaw.
Robot Jan pracuje hybrydowo z Planistą, który ma pełny wgląd w jego pracę. Dla przykładu: 30 zleceń, które analizuje Robot przed końcową kalkulacją terminu, trwa około 40-45 minut. Po tym czasie Planista otrzymuje raport zbiorczy przeanalizowanych wstępnie zleceń, wskazuje datę, jaką robot ma potwierdzić i odsyła raport na skrzynkę mailową
Całe wdrożenie zostało zrealizowane w ciągu kilku tygodni, a jego przebieg był płynny i skuteczny dzięki sprawnej współpracy obu zespołów. Było to klasyczne wdrożenie RPA, które zautomatyzowało znaczną część procesu przy jednoczesnym zachowaniu kontroli człowieka.
Takie podejście pozwoliło nie tylko skrócić czas analiz i eliminować błędy, ale też poprawić jakość obsługi klienta i zoptymalizować wykorzystanie zasobów ludzkich. Wdrożenie przyniosło szybki zwrot z inwestycji i stało się punktem wyjścia do dalszego rozwoju automatyzacji w organizacji.
Wyniki
Wyniki osiągnięte dzięki wdrożeniu robota
Dzięki automatyzacji planowania produkcji z wykorzystaniem Robota Jana firma Krispol znacząco zwiększyła efektywność pracy i zoptymalizowała procesy w dziale Planowania Produkcji bram segmentowych.
< 12 miesięcy
Zwrot z inwestycji.
30+ zleceń
Przeanalizowanych automatycznie w ok. 40-45 minut.
25-30 minut
Średni czas nadania terminów przez robota.
0 błędów
W procesie potwierdzania terminów produkcji.
Automatyzacja pozwoliła nie tylko przyspieszyć kluczowe procesy, ale także odciążyć pracowników, poprawić jakość obsługi klienta i zbudować skalowalne fundamenty pod dalszy rozwój firmy. To kolejny przykład wdrożenia, które realnie przełożyło się na codzienną efektywność i wymierne wyniki biznesowe.
Podsumowanie
Podsumowanie wdrożenia dla Krispol
Korzyści z automatyzacji są ogromne, a firma Krispol wzniosła się na wyższy poziom transformacji cyfrowej. Dzięki automatyzacji zadania wykonywane przez Robota są obecnie bardzo istotną częścią planowania produkcji. Robot Jan zajmuje się kalkulacją terminu produkcji zleceń oraz wysyłaniem potwierdzeń dostawy do Klientów. Przed wprowadzeniem Robota Jana w zadania te było zaangażowanych kilka osób. Obecnie Robot pracuje hybrydowo z Planistą, który ma pełny wgląd w jego pracę.
Wraz z wydajniejszym przetwarzaniem, nowe rozwiązanie zaowocowało również mniejszą liczbą błędów, krótszym czasem planowania produkcji i wyższym zadowoleniem klienta. Z punktu widzenia biznesowego rozwiązanie to uwolniło większość zasobów ludzkich ze żmudnej, monotonnej pracy, umożliwiając wykorzystanie ich doświadczenia i potencjału w innych obszarach firmy.
Usprawnienie działań dzięki automatyzacji procesów biznesowych przyczyniło się również do zwiększenia efektywności pracy i optymalizacji kosztów, co w dobie pandemii COVID-19 staje się priorytetem większości firm i naturalnym kierunkiem strategicznym.