Dział finansowy polskiego oddziału Lumileds stał przed wyzwaniem ręcznego przetwarzania tysięcy faktur – procesu czasochłonnego i monotonnego. W odpowiedzi na rosnącą frustrację pracownika odpowiedzialnego za to zadanie i potrzebę optymalizacji firma zdecydowała się wdrożyć cyfrowego pracownika – robota Honoratę, opartego na technologii PirxonRobot. Efekt? Redukcja kosztów procesu o 80%, niemal dwukrotnie szybsze księgowanie dokumentów i zwrot z inwestycji już po 3 miesiącach. Przekonaj się, jak inteligentna automatyzacja usprawniła codzienną pracę w Lumileds.
Kim jest Lumileds?
Lumileds to światowy lider w technologii LED oraz w zakresie oświetlenia samochodowego. Od ponad 100 lat projektuje, produkuje i dostarcza przełomowe rozwiązania oświetleniowe, które wyznaczają nowe standardy, a klientom pomagają zdobyć i utrzymać przewagę konkurencyjną. Jako wynalazca technologii Xenon, pionier w oświetleniu halogenowym i lider w dziedzinie wydajnych diod LED, Lumileds buduje innowacje we wszystkim, co robi.
Polski oddział w Pabianicach zatrudnia 850 pracowników i zajmuje się produkcją innowacyjnego oświetlenia samochodowego w technologii konwencjonalnej i halogenowej.
Sytuacja początkowa
Sytuacja zastana w Lumileds
Dział finansowy Lumileds w Polsce borykał się z poważnym wyzwaniem związanym z ręcznym przetwarzaniem faktur. Jeden z dostawców dostarczał aż 2000 dokumentów. Każde takie działanie zajmowało pracownikowi średnio 10 minut, co oznaczało, że w ciągu jednego dnia możliwe było zaksięgowanie maksymalnie 60 dokumentów.
Pracownik wydelegowany do tego zadania, pracujący na pełen etat, nie radził sobie z wykonaniem go. Obsłużenie kompletnego pakietu 2000 faktur oznaczałoby aż 330 godzin pracy. Czynność ta była wyjątkowo monotonna i nie pozwalała się rozwijać specjaliście, na którego w dziale finansowym czekały inne, bardziej wartościowe zadania.
Sytuacja wymagała interwencji – takiej, która nie tylko usprawniłaby procesy, ale również zwiększyła satysfakcję i efektywność pracownika. W naturalny sposób nasuwało się rozwiązanie w postaci automatyzacji faktur, które mogło odciążyć zespół i przyspieszyć realizację zadań.
Wyzwanie
Wyzwania, przed jakimi stanęła firma Lumileds
Dział finansowy Lumileds stał przed koniecznością obsługi tysięcy faktur wymagających ręcznego zaksięgowania w systemie SAP. Proces ten był czasochłonny, mało efektywny i obciążający dla zespołu.
Przeciążenie operacyjne
Jeden pracownik, pracując w pełnym wymiarze godzin, nie był w stanie przetworzyć wszystkich dokumentów. Przy 10 minutach potrzebnych na jedną fakturę, zaksięgowanie 2000 sztuk wymagałoby aż 330 godzin pracy, co skutkowało narastającymi zaległościami.
Niewykorzystany potencjał zespołu
Monotonne przepisywanie danych odciągało specjalistę od rozwojowych zadań w dziale finansowym, wpływając negatywnie na jego motywację i satysfakcję z pracy.
Ograniczona wydajność procesu
Manualne wprowadzanie danych pozwalało na zaksięgowanie maksymalnie 60 faktur dziennie, co było niewystarczające wobec rosnących potrzeb organizacji.
Rosnące ryzyko błędów i kosztów
Ręczna obsługa dokumentów zwiększała prawdopodobieństwo pomyłek i opóźnień, co mogło wpływać na jakość i terminowość rozliczeń, a także generować dodatkowe koszty.
Te wyzwania uświadomiły firmie konieczność wprowadzenia automatyzacji – rozwiązania, które usprawni procesy, odciąży zespół i przyczyni się do poprawy efektywności całej organizacji. Decyzja o wdrożeniu automatyzacji procesów biznesowych była więc naturalnym krokiem w stronę optymalizacji.
Cele
Cele do zrealizowania
Firma Lumileds, mierząc się z narastającymi zaległościami w procesie księgowania faktur oraz przeciążeniem pracownika działu finansowego, postawiła sobie za cel wdrożenie RPA, które znacząco zwiększy wydajność i efektywność operacyjną. Priorytetem było skrócenie czasu potrzebnego na przetwarzanie dokumentów poprzez automatyzację rutynowych działań.
Automatyzacja miała przełożyć się na znaczącą redukcję kosztów operacyjnych i uwolnienie potencjału specjalisty. Wybór rozwiązania został podyktowany także oczekiwaniem szybkiego zwrotu z inwestycji.
Rozwiązanie
Jak rozwiązaliśmy problem klienta?
Aby usprawnić proces księgowania faktur, wdrożyliśmy u klienta robota software’owego PirxonRobot, nazwanego Honorata. Został on zaprogramowany do automatycznego pobierania faktur z poczty, odczytywania danych i wprowadzania ich do systemu SAP. Robot działa samodzielnie, przez całą dobę, eliminując potrzebę ręcznej pracy. Dzięki temu już w dwa tygodnie nadrobił trzymiesięczne zaległości, a pełny zwrot z inwestycji firma osiągnęła po trzech miesiącach.
Wyniki
Wyniki osiągnięte dzięki wdrożeniu robota
Wdrożenie robota księgującego faktury przyniosło firmie Lumileds wymierne korzyści zarówno operacyjne, jak i finansowe. Automatyzacja pozwoliła skrócić czas przetwarzania dokumentów, znacząco obniżyć koszty i odzyskać kontrolę nad procesem.
80%
Redukcja kosztów obsługi procesu.
98%
Przyspieszenie księgowania faktur.
3 miesiące
Czas uzyskania pełnego ROI.
2 tygodnie
Potrzebne na nadrobienie 3 miesięcy zaległości
Wyniki te potwierdzają skuteczność automatyzacji back office w praktyce. Robot pracuje bez przerw i błędów, a zespół finansowy może w pełni skupić się na zadaniach wymagających ludzkiego potencjału.
Podsumowanie
Podsumowanie wdrożenia dla Lumileds
Wdrożenie robota księgującego faktury w firmie Lumileds pokazało, jak duży potencjał tkwi w automatyzacji prostych, ale czasochłonnych procesów back office. Dzięki wykorzystaniu technologii RPA możliwe było nie tylko znaczne przyspieszenie pracy i ograniczenie kosztów, ale także odciążenie pracownika, który odzyskał czas na realizację bardziej wymagających zadań.
Rozwiązanie okazało się szybkie we wdrożeniu, bezinwazyjne technologicznie i opłacalne biznesowo – ROI osiągnięto już po trzech miesiącach. Automatyzacja stała się dla Lumileds realnym wsparciem w budowaniu nowoczesnego, elastycznego zaplecza operacyjnego. Podobne rozwiązania z powodzeniem wspierają także firmy w takich obszarach jak odzyskiwanie należności z faktur, oferując skalowalne i powtarzalne procesy o wysokiej skuteczności.