Dzięki wdrożeniu inteligentnej automatyzacji, opartej na Microsoft Power Platform, Raphicc zyskał nie tylko większą precyzję w działaniu, ale także oszczędności finansowe oraz lepszą kontrolę nad jakością procesów. Nasze rozwiązanie wyeliminowało konieczność wykonywania powtarzalnych zadań przez pracowników. Przejął je robot, działający szybciej, bezbłędnie i bez przerw. W efekcie klient skrócił czas obsługi, zredukował błędy do zera, a zespół mógł skupić się na działaniach strategicznych.
Kim jest Raphicc?
Raphicc Sp. z o.o. to średnie biuro rachunkowe mieszczące się w Poznaniu. Firma świadczy profesjonalną obsługę księgową – prowadzi księgi rozliczeń, rozlicza podatki, sporządza deklaracje, wystawia i księguje faktury, a także rozlicza gospodarkę magazynową i wynajem nieruchomości. Biuro posiada ok. 400 klientów z terenu całej Polski, co wymusza w dużym stopniu pracę zdalną i poszukiwanie nowoczesnych rozwiązań technologicznych.
Branża księgowa, oprócz IT, jest obecnie rynkiem pracownika, a znalezienie wykwalifikowanego pracownika jest bardzo trudne. Braki kadrowe i wynikające z tego ograniczenia mocy przerobowych uniemożliwiają przyjmowanie nowych klientów i hamują dalszy rozwój. Usprawnienia polegające na zautomatyzowaniu codziennych czynności i zwiększenie tempa pracy, to główne wyzwania, którym obecnie muszą sprostać biura rachunkowe.
Sytuacja początkowa
Sytuacja zastana w Raphicc
By umożliwić zdalną obsługę klientów, Raphicc chciał wykorzystać bezpłatne rozwiązanie chmurowe, które służyć miało do wymiany dokumentów między biurem a klientami. Niestety, popularni dostawcy rozwiązań chmurowych (np. Google Drive), nie zapewniali bezproblemowej obsługi procesu udostępniania katalogów dla klientów – nie można było udostępniać dużej ilości katalogów w krótkim czasie dużej liczbie klientów.
Dodatkowo, struktura katalogów jest pomyślana jako ujednolicona i standardowa dla każdego klienta – każdy posiada własny folder, podzielony na katalogi dedykowane poszczególnym latom i miesiącom. Każdy z miesięcznych katalogów zawiera też średnio ok. 6 podkatalogów dedykowanych określonym dokumentom księgowym (np. faktury, kadry, wyciągi). Łącznie dla wszystkich klientów biura na serwerze potrzeba utworzyć i obsłużyć rocznie ponad 25 tysięcy katalogów.
Ponadto, przetwarzanie dokumentów w ciągu dnia, w godzinach pracy ludzi, było utrudnione przez duże obciążenie serwera. Optymalna pora dla wykonania tych prac to godziny nocne lub ściśle określone pory dnia – dlatego niezbędna stała się automatyzacja pracy w tym obszarze.
Wyzwanie
Wyzwania, przed jakimi stanęła firma Raphicc
Aby zapewnić płynny przepływ dokumentów między biurem a setkami klientów, Raphicc potrzebowało rozwiązania, które sprostałoby dużej skali operacyjnej, zróżnicowanej strukturze danych i ograniczeniom czasowym. Dotychczasowe narzędzia chmurowe okazały się niewystarczające, a firma musiała mierzyć się z kilkoma wyzwaniami.
Duża liczba katalogów
Konieczność przetwarzania ponad 25 000 katalogów rocznie, podzielonych na miesiące, lata i klientów – brak ich ujednolicenia.
Chaos w strukturze danych
Brak spójności w budowie katalogów utrudniał automatyzację, generował błędy i wymagał dodatkowej pracy administracyjnej.
Niewydolne narzędzia chmurowe
Platformy chmurowe (np. Google Drive) nie radziły sobie z dużą liczbą katalogów i dostępów – praca była blokowana przez ograniczenia technologiczne.
Krytyczne obciążenie w godzinach pracy
Optymalny czas na przetwarzanie dokumentów przypadał poza godzinami pracy zespołu – tylko nocą możliwe było sprawne i nieprzerywane działanie systemów.
Raphicc potrzebowało rozwiązania, które nie tylko odciąży zespół od ręcznych zadań i uspójni strukturę danych, ale także umożliwi szybkie, bezbłędne i zautomatyzowane przetwarzanie tysięcy dokumentów, niezależnie od pory dnia i liczby klientów. Kluczowym elementem odpowiedzi na te potrzeby stała się automatyzacja procesów biznesowych.
Cele
Cele do zrealizowania
Współpraca z Raphicc rozpoczęła się od zdefiniowania celów wynikających z konkretnych barier operacyjnych i ambicji rozwojowych firmy. Priorytetem była optymalizacja obiegu dokumentów – tak, aby ich przekazywanie między biurem a klientami odbywało się w sposób spójny, uporządkowany i zautomatyzowany.
Równolegle, firma potrzebowała znaczącego przyspieszenia przetwarzania dokumentów. Trzecim celem było odciążenie zespołu z czasochłonnych prac administracyjnych, które nie wnosiły wartości dodanej, a blokowały czas specjalistów. W szczególności dotyczyło to powtarzalnych, manualnych zadań związanych z obsługą procesów back office. Kluczowe było także przeniesienie operacji na optymalny czas – czyli godziny nocne, gdy systemy są mniej obciążone, a efektywność operacyjna wyraźnie rośnie.
Rozwiązanie
Jak rozwiązaliśmy problem klienta?
Najpierw rozwiązano problem z początkowo wybraną chmurą. Jej możliwości obliczeniowe były niewystarczające dla tak dużej liczby dokumentów, pojawiały się też inne problematyczne kwestie – np. związane z dostępem. W konsekwencji PIRXON wskazał klientowi inne rozwiązanie – własną chmurę do przechowywania dokumentów. Obecnie Raphicc korzysta z rozwiązania QNAP.
W trakcie prac do automatyzacji wytypowano 3 obszary – zarządzanie strukturą katalogów i udostępnianie ich klientom, przenoszenie danych z katalogów do Saldeo oraz wgrywanie już skorygowanych danych do systemu FK. Oznaczało to wdrożenie kilku różnych robotów.
Robot #1
Pierwszy z robotów zarządza strukturą katalogów na dysku – robi foldery, katalogi i podkatalogi oraz udostępnia je klientom. Jest uruchamiany jedynie raz w roku lub w razie potrzeby (kiedy przyjmowany jest nowy klient), zawsze przez człowieka.
Robot #2
Drugi robot pracuje codziennie (jest uruchamiany o godz. 2:00 w nocy). Personel ma też możliwość ustawiania godzin pracy robota lub włączania go w dowolnym momencie. Robot pobiera dane z katalogów przypisanych do klienta i wgrywa je do Saldeo (przetwarzanie odbywa się w OCR). Jednocześnie robot sprawdza, czy klient nie utworzył jakiegoś katalogu samodzielnie. Następnie informuje pracowników o obecności nowych plików w raporcie wskazującym, ile dokumentów i dla jakiego klienta zostało wgrane. Pozwala to szybko ocenić, którzy z klientów dostarczyli niezbędne do obsługi dokumenty.
Robot #3
Trzeci robot ma za zadanie wgrywać skorygowane dane do systemu FK. Jednak pracownicy stwierdzili, że sam proces wgrywania zajmuje już tylko chwilę i nie jest tu obecnie potrzebna automatyzacja. Aktualnie robot nie działa, jednak gdy zostaną uruchomione e-faktury, zacznie być wykorzystywany – będzie przenosił dane z systemu KAS do FK.
Wyniki
Wyniki osiągnięte dzięki wdrożeniu robota
W efekcie wdrożenia i usprawnień prowadzących do uruchomienia robotów obieg dokumentów w Raphicc odbywa się jedynie elektronicznie, a klienci mogą przekazywać pliki bezpośrednio do katalogu.
Tempo przetwarzania dokumentów znacząco się zwiększyło. Robot #2 przerabia miesięcznie ok. 5–6 tys. dokumentów, ale liczba przetwarzanych dokumentów uzależniona jest tylko od liczby otrzymanych od klientów w ciągu dnia faktur i może być dużo większa. Inwestycja w RPA zwróciła się w ciągu 6 miesięcy.
2 etaty
Zaoszczędzone dzięki automatyzacji procesów.
5000+
Dokumentów przetwarzanych miesięcznie.
1000
Plików pobieranych automatycznie za jednym razem.
10 minut
Na utworzenie rocznej struktury katalogów (25 tys. plików).
Najmłodszy robot ZUS, po 2 miesiącach od wdrożenia, zaoszczędza 3 dni intensywnej pracy tylko na wysyłce deklaracji DRA do ZUS, które przesyła w ciągu jednej nocy.
Dodatkowo, dzięki inwestycji w osobny, mocny serwer, klient przeniósł tam system wymiany wewnętrznej (po wydzieleniu części dysku) oraz wykorzystuje go do bieżącej obsługi systemu FK.
Podsumowanie
Podsumowanie wdrożenia dla Raphicc
Wdrożenie RPA w biurze rachunkowym Raphicc pokazało, jak skutecznie można zautomatyzować i uporządkować procesy dokumentowe nawet w środowisku o dużej zmienności i ogromnej liczbie operacji. Dzięki współpracy z PIRXON firma wyeliminowała największe bariery technologiczne i organizacyjne, które wcześniej blokowały jej skalowanie.
Najważniejszym efektem było odciążenie zespołu z powtarzalnych czynności administracyjnych i przejęcie ich przez roboty, które pracują szybciej, precyzyjniej i bez przerw. Klient zyskał nie tylko większą kontrolę nad strukturą danych, ale też realne oszczędności – zarówno czasowe, jak i finansowe. Automatyzacja umożliwiła obsługę ponad 5000 dokumentów miesięcznie, przetwarzanie ich w godzinach nocnych oraz integrację z systemami księgowymi takimi jak Saldeo i FK.
Raphicc nie musiało rozbudowywać zespołu ani zmieniać swojej infrastruktury – dzięki własnej chmurze QNAP i robotom PIRXON, firma przeszła na wyższy poziom operacyjny, zachowując pełną elastyczność i możliwość dalszego rozwoju.