Artykuł powstał na podstawie webinaru. Jeśli wolisz obejrzeć, niż czytać – kliknij.
Uczestnicy webinaru
Webinar z udziałem Andrzeja Kubiaka z PIRXON i Macieja Lelusza z Inleo, rzuca światło na tę kwestię, przedstawiając cenne spostrzeżenia i doświadczenia.
Maciej Lelusz, prezes firmy Inleo, istniejącej na rynku od 15 lat, dzieli się swoją perspektywą jako głowa firmy, która projektuje rozwiązania IT, specjalizując się w obszarze datacenter i chmury hybrydowej, ale także świadczy wsparcie projektowe, działając jako „kierownik budowy” dla architektonicznych rozwiązań.
Firma Inleo pomaga w realizacji projektów, często korzystając z outsourcingu w różnych aspektach, w tym w hiperautomatyzacji, aby dostarczyć klientowi końcowy produkt zaprojektowany wspólnie.
Co to jest robot RPA i hiperautomatyzacja?
Temat in-house vs. outsourcing jest szczególnie interesujący w kontekście hiperautomatyzacji, która jest często przedstawiana jako prosta w obsłudze technologia, dostępna dla każdego – zarówno dla informatyków, jak i działów biznesowych. To może kusić do budowania silnych wewnętrznych zespołów (model in-house).
Z drugiej strony, model outsourcingowy jest powszechnie postrzegany jako bardzo optymalny finansowo. Przytoczone badania Deloitte z 2016 i 2020 roku pokazują rosnący trend korzystania z outsourcingu usług IT – z 59% firm w 2016 do 70% w 2020, które decydowały się na to rozwiązanie głównie ze względu na optymalizację kosztową. Dyskusja ma na celu pomóc odpowiedzieć na pytanie, co wybrać w obecnej sytuacji rynkowej.
Robotyzacja i hiperautomatyzacja
Na wstępie wyjaśniono pojęcie robotyzacji. Robotyzacja, czyli RPA (Robotic Process Automation), to oprogramowanie, które działa na komputerze użytkownika, obsługując różne aplikacje w celu realizacji określonego procesu. Można powiedzieć, że robot pracuje tak, jak człowiek.
Hiperautomatyzacja idzie o krok dalej. Według definicji przedstawionej podczas webinaru, hiperautomatyzacja to rozszerzenie robotyzacji o inne technologie, takie jak JavaScript, Python, Java, Power Apps czy sztuczna inteligencja. Hiperautomatyzacja ma na celu przede wszystkim zmniejszenie nakładu pracy wykonywanej ręcznie, zwłaszcza tej powtarzalnej i mało angażującej.
Jeśli zatrudnia się utalentowanych ludzi, to oczywiste jest to, że ich potencjał powinien być wykorzystywany w lepszy sposób, niż do wykonywania monotonnych zadań typu kopiuj-wklej.
Automatyzacja uwalnia ludzi od tych „niechcianych” zadań, pozwalając im skupić się na bardziej wartościowych aktywnościach, co jest bardziej zgodne z ich talentami.
Suma summarum, automatyzacja wychodzi często taniej, ponieważ nie trzeba płacić ludziom za godziny spędzone na prostych, powtarzalnych czynnościach.
Hiperautomatyzacja przyspiesza procesy biznesowe – ludzie nie tracą czasu na „kręcenie śrubek” czy „skręcanie długopisów” (jak określili to prowadzący), tylko wykonują bardziej wartościową pracę.
Co istotne, hiperautomatyzacja może być zastosowana wszędzie, w każdej firmie, niezależnie od jej wielkości czy budżetu. Rozmówcy łamią stereotyp, że to rozwiązanie tylko dla dużych korporacji z ogromnymi zasobami. Roboty mogą działać w każdym dziale firmy, a jedynym ograniczeniem jest tak naprawdę wyobraźnia.
Co więcej, dostęp do narzędzi do automatyzacji stał się znacznie łatwiejszy i często nie wymaga ogromnych inwestycji. Przykładem są narzędzia Microsoftu, takie jak Power Automate, Power Apps czy Process Advisor, które są dostępne w ramach pakietu Microsoft 365, już od licencji E3, za którą wiele firm i tak płaci.
Proof-of-Concept (PoC) – pierwszy krok i fundament do podjęcia racjonalnych decyzji
Decyzja o wdrożeniu robotyzacji lub hiperautomatyzacji i pierwsze kroki w tym kierunku wymagają przemyślenia. Andrzej Kubiak zapytał Macieja Lelusza o przykład firmy Espersen, giganta w przetwórstwie rybnym, gdzie Inleo realizowało projekt hiperautomatyzacji.
Jak doszło do decyzji o robotyzacji i jakie były pierwsze kroki? Maciej Lelusz podkreśla, że pierwszą i kluczową rzeczą jest świadomość – uświadomienie sobie, że nie wszystko trzeba mieć wewnątrz organizacji. Pewne procesy można zlecić na zewnątrz w ramach outsourcingu.
Można też zastosować model „augmentacji”, czyli „powiększenia” własnego zespołu o zewnętrzne kompetencje, tak jak to miało miejsce w przypadku współpracy z Espersen – gdzie Inleo stało się częścią zespołu klienta. To jest, jego zdaniem, idealna forma outsourcingu, gdy zewnętrzny partner jest postrzegany i działa jak część wewnętrznego zespołu klienta.
Będąc „wewnątrz” organizacji klienta, zewnętrzny ekspert ma nieco inną perspektywę. Może dostrzec rzeczy, które wewnętrznym pracownikom umykają w codziennym ferworze pracy. Dzięki temu można skupić się na tym, czego klient faktycznie potrzebuje i jak chce to zrealizować. To prowadzi do kluczowego pierwszego kroku: zdefiniowania potrzeb klienta i zrozumienia, po co w ogóle wdrażać automatyzację.
Niezależnie od tego, czy w projekt zaangażowany jest project manager, analityk biznesowy czy product owner, najważniejsze jest wspólne zdefiniowanie potrzeb. Bez tego projekt nie ma solidnych podstaw.
Po zdefiniowaniu potrzeb kolejnym, bardzo ważnym krokiem, jest przeprowadzenie Proof-of-Concept (PoC). Jak zauważają rozmówcy, klienci często decydują się na PoC, które ma dać odpowiedź na wiele kluczowych pytań dotyczących możliwości i zasadności robotyzacji procesów biznesowych. Jest to etap, który pozwala ocenić potencjał.
Z doświadczeń wynika, że próby automatyzowania całej firmy od razu często kończą się niepowodzeniem. Sukces leży w rozpoczynaniu od małych kroków, od PoC niewielkich procesów. Nawet w dużej organizacji, mały PoC daje realne wyobrażenie o tym, co można osiągnąć.
Nie trzeba bać się wdrażać pierwszych, małych mechanizmów, aby zobaczyć, że to działa. Sukces początkowego, nawet niewielkiego projektu, jest kluczowy dla dalszego rozwoju i budowania zaufania do technologii.
PoC jest niezwykle ważny, ponieważ weryfikuje pomysły zarówno wewnętrznych ekspertów (Subject Matter Experts), jak i zewnętrznego wykonawcy, a także nadzoru. W gruncie rzeczy „udowadnia” wszystkim zaangażowanym, że pomysł działa i że jest duża szansa na sukces w środowisku produkcyjnym. Weryfikacja dostawcy na etapie PoC jest kluczowa.
Po przejściu przez etapy świadomości, definiowania potrzeb i POC, firma staje przed decyzją o wyborze modelu realizacji: in-house czy outsourcing. Oba modele mają swoje korzyści, wady i koszty, które trzeba rozważyć.
Model in-house
Budując wewnętrzny zespół do robotyzacji, firma zyskuje pełną kontrolę nad procesami i technologią. Przegląd procesów, które mają być automatyzowane, zdaniem rozmówców, najlepiej przeprowadzać w modelu in-house. Dlaczego? Ponieważ nikt lepiej nie zna organizacji niż jej pracownicy. To oni wiedzą, co „boli”, słyszą o problemach na co dzień.
Osoba z zewnątrz, która nie zna organizacji, nie jest w stanie tego dostrzec w ten sam sposób. Dlatego kluczowa jest bliska współpraca z ludźmi wewnątrz organizacji i słuchanie ich.
Choć przegląd procesów najlepiej robić in-house, warto czasami wesprzeć się kimś z zewnątrz. Zewnętrzny partner, pracujący w wielu firmach i przy różnych projektach, może spojrzeć na procesy z innej perspektywy, zadając pytania, które wewnętrznym pracownikom nawet nie przyszłyby do głowy („dlaczego tak robicie?”). Takie spojrzenie z zewnątrz może pomóc uporządkować i zoptymalizować procesy.
Model in-house wymaga zbudowania zespołu z odpowiednimi kompetencjami. Minimalna liczba osób w zespole to zazwyczaj trzy. Kluczowe role to co najmniej dwóch deweloperów/programistów zajmujących się robotic process automation, którzy będą tworzyć i wspierać roboty.
Tak jak w przypadku systemów klasy SAP, które wymagają zespołu IT do utrzymania, roboty również potrzebują wsparcia. Często integrują się z wieloma systemami zewnętrznymi i są od nich uzależnione.
Mała aktualizacja w jednym z systemów może spowodować awarię robota, a wówczas potrzebny jest ktoś, kto szybko ją naprawi – często w ciągu sekund lub minut, nie godzin czy dni. Posiadanie co najmniej dwóch deweloperów jest więc bardzo ważne, ponieważ jeden może być na urlopie lub zwolnieniu chorobowym.
Inne niezbędne role to:
- analityk biznesowy
- project manager
- change manager,
choć te funkcje można często łączyć, zwłaszcza w mniejszych zespołach.
Wady in-house
Wadą modelu in-house, zwłaszcza w kontekście hiperautomatyzacji skomplikowanych procesów, jest konieczność posiadania bardzo wysokich kompetencji programistycznych. Dostawcy oprogramowania do robotyzacji często nie podkreślają wystarczająco, że do tego, by zautomatyzować procesy, które naprawdę przyniosą duży zysk i sukces biznesowy w krótkim czasie, niezbędna jest umiejętność korzystania z wielu różnych technologii, takich jak Powershell, Python, Java czy zaawansowane funkcje Power Apps.
Osoba z czysto biznesowym doświadczeniem, nie będzie w stanie napisać skryptu, czy stworzyć zaawansowanego rozwiązania technicznego. Decydując się na model in-house, należy kierować do tego zadania osoby z dobrymi kompetencjami programistycznymi, aby roboty były łatwe w utrzymaniu i rozbudowie, a projekt nie zakończył się niepowodzeniem.
Model outsourcingowy
Model outsourcingowy, jak już wspomniano, pozwala na „powiększenie” zespołu klienta o zewnętrzne kompetencje. W tym modelu firma outsourcingowa dostarcza specjalistów od automatyzacji i software expertów.
Klient natomiast zapewnia Subject Matter Experta (SME), czyli osobę, która doskonale zna logikę biznesową aplikacji lub procesu, który ma być zautomatyzowany. SME jest kluczowym łącznikiem między zewnętrznym dostawcą a wewnętrznymi ekspertami – czy to biznesowymi (znającymi logikę aplikacji), czy technicznymi (odpowiadającymi za utrzymanie systemów).
Zadaniem SME jest zapewnienie, aby te dwa światy znalazły wspólny język i wzajemnie się rozumiały, unikając sytuacji, w której strony mówią o tym samym, ale się nie rozumieją.
Outsourcing jest postrzegany jako model optymalny kosztowo. Pozwala firmom na dostęp do szerokiego zakresu specjalistycznej wiedzy bez konieczności zatrudniania i utrzymywania na stałe specjalistów we wszystkich potrzebnych obszarach.
Maciej Lelusz wskazuje, że Inleo, pomimo posiadania architektów i project managerów, korzysta z wiedzy zewnętrznych konsultantów, ponieważ utrzymanie pełnego zespołu ekspertów we wszystkich dziedzinach informatycznych (datacenter, chmura hybrydowa itp.) wymagałoby stania się gigantem, a bycie zwinnym często oznacza bycie stosunkowo niewielkim zespołem. Andrzej Kubiak podziela tę perspektywę, przytaczając przykład outsourcingu zarządzania komputerami w PIRXON.
Wady outsorcingu
Jednak model outsourcingowy ma również swoje wady. Maciej Lelusz wskazuje, że największą wadą jest początek współpracy. Moment, w którym zewnętrzna organizacja wchodzi do organizacji klienta, jest trudny, ponieważ strony się nie znają i muszą zbudować zaufanie.
Outsourcing, aby był skuteczny, musi opierać się na zaufaniu, chociaż formalnie reguluje go umowa. Umowa jest na „złe czasy”, a na „dobre czasy” potrzebna jest współpraca i zaufanie, wynikające ze świadomości wspólnego celu.
Często początek współpracy jest trudny właśnie ze względu na brak znajomości i konieczność przejścia przez zapisy umowne.
Kolejną wadą jest kwestia zarządzania bezpieczeństwem i jakością. Klienci, którzy sami posiadają certyfikaty zarządzania jakością (np. ISO 9000) czy bezpieczeństwem informacji (np. ISO 27000), często wymagają tego samego od swoich dostawców. Znalezienie firmy outsourcingowej, która spełnia te same wysokie standardy, może być trudne, a zarządzanie tym aspektem wymaga skupienia, zwłaszcza na początku współpracy.
Choć później, gdy zaufanie zostanie zbudowane, zarządzanie kontraktem staje się mniej absorbujące, początkowy okres wymaga uwagi. Dobrze zrealizowany outsourcing sprawia, że zewnętrzny partner działa jak własny pracownik.
Podsumowanie – outsoUrcing vs. model in-house
Koszty są oczywiście ważnym czynnikiem wpływającym na decyzję. Oba modele wiążą się z różnymi rodzajami kosztów – utrzymania wewnętrznego zespołu, infrastruktury, licencji w modelu in-house, vs. kosztów usług czy zarządzania kontraktem w modelu outsourcingowym.
Presja kosztowa i dążenie do optymalizacji są naturalne dla każdej firmy, niezależnie od jej formy prawnej. Decyzja o wyborze modelu powinna uwzględniać analizę tych kosztów w kontekście oczekiwanych korzyści i specyfiki organizacji.
Wybór między modelem in-house a outsourcingowym dla robotyzacji i hiperautomatyzacji nie jest prosty i zależy od wielu czynników, a przede wszystkim od specyfiki samej firmy i jej modelu działania. Oba podejścia mają swoje mocne i słabe strony. Kluczem jest świadomość potrzeb, dokładna analiza procesów, a często rozpoczęcie od małego Proof-of-Concept, który pozwoli zweryfikować założenia w praktyce.
Niezależnie od wybranego modelu, sukces projektu w dużej mierze zależy od odpowiednich kompetencji (czy to wewnętrznych, czy dostarczonych przez partnera) oraz efektywnej współpracy i zaufania między wszystkimi zaangażowanymi stronami.