Jakie zadania i procesy biznesowe obsługuje Robotami RPA Twoja konkurencja?

Artykuł powstał na podstawie webinaru. Jeśli wolisz obejrzeć, niż czytać – kliknij. 

Partnerzy projektu robotyzacji z Power Automate

Ten cykl edukacyjny i szerzenie wiedzy o robotyzacji back office z Power Automate są możliwe dzięki współpracy dwóch kluczowych partnerów:

1. PIRXON – jest gospodarzem i prowadzącym ten webinar. Posiada najdłuższe doświadczenie na polskim rynku we wdrażaniu robotów RPA z Power Automate, rozpoczynając w 2017 roku. Na dzień dzisiejszy ma najwięcej wdrożeń tej technologii w Polsce. To praktycy robotyzacji z dużą wiedzą o Power Automate i Power Platform, dostarczający innowacyjne rozwiązania z obszaru digital transformation. Korzysta z nich ponad 1000 klientów, a robotyzacja pomogła firmie w ekspansji międzynarodowej. PIRXON to ekspert od implementacji, wspierający klientów w identyfikacji, analizie i wdrażaniu procesów,
2. TD SYNNEX (dawniej Tech Data) – ten globalny dystrybutor rozwiązań IT, w tym produktów Microsoft, jest pierwszym partnerem tego wydarzenia i współrealizatorem całego projektu edukacyjnego. Jego rola polega na ułatwianiu dostępu do kluczowej technologii Microsoft niezbędnej do robotyzacji procesów back office.

Microsoft jest dostawcą narzędzia Power Automate. Ten gigant dokonał „demokratyzacji robotyzacji”, przejmując technologię RPA (Softomotive) i włączając ją do swojego ekosystemu Power Platform, pod nazwą Power Automate. Dzięki temu znacząco obniżono barierę wejścia w technologię RPA, czyniąc ją dostępną dla firm każdej wielkości. Microsoft zapewnia bezpieczeństwo technologii, oferuje darmowe (Power Automate Desktop w Windows 10/11) i bardzo przystępne cenowo licencje płatne (attended i unattended robots), oraz rozbudowany ekosystem Power Platform z natywną integracją Power Automate z narzędziami takimi jak Power Apps, Power BI, AI Builder, Process

Wprowadzenie w technologię robotyzacji procesów back office

Na wstępie wyjaśniono pojęcie RPA. Robotyzacja procesów biznesowych została zdefiniowana jako technologia (aplikacja) umożliwiająca stworzenie wirtualnego pracownika – oprogramowania, które naśladuje działania człowieka na komputerze. Robot RPA potrafi klikać myszką, symulować użycie klawiatury i wykonywać wszelkie inne operacje na interfejsie graficznym użytkownika. 

Co ważne, robot pracuje dokładnie tak samo jak człowiek – potrafi logować się do systemów, odczytywać dane, uruchamiać aplikacje i zapisywać w nich swoje działania. Dzięki temu może obsłużyć praktycznie dowolną aplikację, niezależnie od tego, czy jest to standardowa aplikacja desktopowa, przeglądarka internetowa, czy nawet aplikacja terminalowa (DOS-owa). 

Gwarantem bezpieczeństwa pracy robota jest Microsoft. Co więcej, jest ona bezpieczniejsza, niż człowieka – robot wykona bowiem tylko te zadania, które zostały mu powierzone. Nie otworzy więc podejrzanego załącznika czy nie przejdzie na fałszywą stronę internetową – co często robią przecież ludzie. 

Robot RPA nie posiada własnego interfejsu użytkownika w tradycyjnym rozumieniu. Jego praca polega na interakcji z istniejącymi interfejsami aplikacji, z których korzysta człowiek. To sprawia, że weryfikacja poprawności działania robota jest intuicyjna – można po prostu obserwować jego pracę na ekranie. Często praca robota jest tak płynna, że trudno odróżnić ją od pracy człowieka. 

Dlaczego, kiedy i w jakich przypadkach warto proponować technologię RPA?

Robotyzacja procesów back office zyskuje na znaczeniu z wielu powodów, które są kluczowe dla konkurencyjności firm:

1. wysokie i rosnące koszty obsługi procesów – manualna obsługa procesów przez pracowników generuje koszty płacowe, które w obecnym środowisku inflacyjnym dynamicznie rosną. Roboty wprowadzają stały koszt obsługi procesu, który jest znacznie niższy, pozwalają zahamować lub zniwelować wzrost kosztów,
2. trudności w pozyskaniu i utrzymaniu pracowników – na wielu stanowiskach back office trudno znaleźć i utrzymać pracowników wykonujących powtarzalne, monotonne czynności. Roboty mogą przejąć te zadania, uwalniając ludzi do bardziej wartościowej i angażującej pracy. Analiza otwartych rekrutacji może nawet wskazać potencjalne obszary do robotyzacji,
3. długi czas realizacji projektów IT – automatyzacja procesów poprzez tradycyjne metody informatyczne, takie jak tworzenie API, często jest czasochłonna i kosztowna. Wprowadzenie robota RPA jest znacznie szybsze i tańsze, ponieważ robot pracuje na istniejących interfejsach, a nie wymaga głębokiej integracji systemów. Czas wdrożenia robota może wynosić zaledwie 2-3 tygodnie,
4. konieczność utrzymania marży i zwiększania zysków – w trudnej sytuacji gospodarczej firmy muszą szukać sposobów na optymalizację. Robotyzacja pozwala obniżyć koszty operacyjne, co bezpośrednio wpływa na poprawę rentowności. Dyrektorzy finansowi widzą w tym narzędzie do kontrolowania kosztów, na które mają wpływ, w przeciwieństwie do np. planowania wzrostu sprzedaży w niepewnych czasach.

Warto proponować technologię RPA przede wszystkim dla procesów, które są:

• powtarzalne
• oparte na jasno zdefiniowanych regułach (zero-jedynkowe)
• wykonywane na komputerze,
• czasochłonne,

a także charakteryzują się dużą liczbą wystąpień. Równie ważne jest umiejętne kwalifikowanie i dyskwalifikowanie procesów do robotyzacji. Nie wszystkie procesy się do tego nadają, np. te wymagające złożonej wiedzy eksperckiej lub z brakami w danych w formie elektronicznej.

Gdzie w architekturze IT znajduje się technologia RPA?

Jak wspomniano, robotic process automation działa na warstwie interfejsu graficznego użytkownika. Oznacza to, że nie ingeruje w architekturę wewnętrzną systemów IT. Robot korzysta z tych samych aplikacji i systemów, co człowiek – ERP, CRM, systemy bankowe, platformy e-commerce, strony internetowe, aplikacje pakietu Office itp.

To umiejscowienie RPA w architekturze IT ma kluczowe znaczenie:

• minimalna inwazyjność – wdrożenie robota jest niskoinwazyjne, ponieważ nie wymaga zmian w działających systemach. Robot adaptuje się do istniejących procesów i interfejsów,
• szybkość wdrożenia – brak konieczności tworzenia skomplikowanych integracji systemowych (API) znacząco skraca czas wdrożenia,
• obsługa systemów dziedziczonych (legacy systems) – RPA jest idealnym rozwiązaniem do automatyzacji procesów realizowanych na starszych systemach, które nie posiadają nowoczesnych interfejsów programistycznych (API) lub których modyfikacja byłaby zbyt kosztowna,
• elastyczność – zmiany w interfejsach aplikacji, choć wymagają adaptacji robota, są zazwyczaj szybsze i tańsze do obsłużenia niż modyfikacje API. Profesjonalny zespół wdrożeniowy minimalizuje ten problem.

Jak szukać procesów do robotyzacji w swojej firmie?

Uczestnicy webinaru wskazali, że identyfikacja procesów, które nadają się do automatyzacji, jest kluczowym, pierwszym krokiem. Istnieje wiele metod poszukiwania potencjalnych kandydatów do robotyzacji:

• analiza procesów i projektów IT – przegląd realizowanych obecnie projektów IT lub procesów biznesowych, które potencjalnie mogłyby zostać zautomatyzowane,
• analiza otwartych rekrutacji – jak wspomniano, szukanie nowych pracowników do wykonywania prostych, powtarzalnych czynności może wskazywać, że ta praca mogłaby zostać przejęta przez robota,
• analiza rotacji pracowników – wysoka rotacja na stanowiskach wykonujących powtarzalne zadania może być sygnałem, że robotyzacja mogłaby poprawić satysfakcję pracowników i zmniejszyć koszty związane z rekrutacją i szkoleniami,
• analiza rentowności obsługi procesów – określenie kosztu manualnej obsługi procesu i porównanie go z kosztem robotyzacji może szybko wskazać opłacalne obszary,
• analiza „zabitych” projektów IT – procesy, które nie zostały zautomatyzowane tradycyjnymi metodami ze względu na brak opłacalności, zasobów lub trudności techniczne, mogą być idealnymi kandydatami do RPA. Przykładem jest wdrożenie OCR, które tradycyjnie mogło kosztować pół miliona złotych i trwać rok, podczas gdy robotyzacją można osiągnąć podobny efekt znacznie szybciej i taniej,
• process mining/discovery – wykorzystanie specjalistycznych narzędzi (jak Microsoft Process Advisor w ramach Power Platform) lub zewnętrznych firm do automatycznej analizy danych systemowych, lub nagrań z ekranów, w celu identyfikacji wąskich gardeł i procesów o wysokim potencjale do robotyzacji. Narzędzia te mogą nawet pomóc w tworzeniu szkiców robotów na podstawie nagrań.

Jak pokazuje przykład współpracy z Ministerstwem Finansów, skuteczne podejście do identyfikacji procesów często łączy edukację kadry zarządzającej i pracowników, motywację pracowników do zgłaszania procesów oraz ich późniejszą ocenę na podstawie kryteriów strategicznych (np. ilość wystąpień, czas realizacji, zaangażowane osoby). 

Doświadczenie w robotyzacji jest tu nieocenione, ponieważ pozwala szybko ocenić, czy dany proces rzeczywiście nadaje się do automatyzacji i tym samym pozwala uniknąć błędnych decyzji na wczesnym etapie, które mogą zaważyć na całym projekcie robotyzacji w organizacji.

Ekosystem Microsoft Power Platform i jego znaczenie

Wyjaśniono, że Power Automate jest częścią znacznie szerszego ekosystemu Microsoft Power Platform. Ta platforma oferuje zestaw narzędzi, które natywnie integrują się z Microsoft Power Automation, wspierając szerszą transformację cyfrową i hiperautomatyzację:

• Power Apps – narzędzie typu low-code do szybkiego tworzenia aplikacji biznesowych (webowych i mobilnych) bez wymogu posiadania zaawansowanych umiejętności programistycznych. Przykładowo – Automation Kit do zarządzania robotami jest zbudowany w Power Apps,
• Power BI – wiodące narzędzie do analizy danych i tworzenia dashboardów, które może pobierać dane od robotów, a roboty mogą wykorzystywać dane z power BI,
• Power Virtual Agents – narzędzie do tworzenia chatbotów, które mogą komunikować się z użytkownikami i zlecać zadania robotom RPA (np. sprawdzenie dni urlopowych w systemie HR),
• Power Pages – nowe narzędzie do szybkiego tworzenia biznesowych stron internetowych,
• AI Builder – komponent wykorzystujący sztuczną inteligencję i uczenie maszynowe, wspiera roboty w zadaniach wymagających AI, w tym optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) i analizę dokumentów/obrazów. Możliwość przetestowania AI Builder za darmo sprawia, że jest to łatwo dostępne narzędzie np. do walidacji danych ze skanów,
• Dataverse – bezpieczna chmurowa baza danych do przechowywania i zarządzania danymi wykorzystywanymi przez aplikacje i przepływy Power Platform. 

Dostępność wielu komponentów Power Platform w wersjach testowych lub darmowych dla subskrybentów Microsoftu znacząco ułatwia wypróbowanie technologii i rozpoczęcie przygody z automatyzacją.

Przejście przez proces implementacji robota w firmie i skomplikowane projekty

Proces wdrożenia robota, od koncepcji do uruchomienia produkcyjnego, można podzielić, zdaniem uczestników spotkania, na kilka etapów:

1. analiza i dobór procesów – kluczowy etap, na którym identyfikuje się procesy nadające się do robotyzacji na podstawie ustalonych kryteriów,
2. implementacja – tworzenie kodu robota. Dla nieskomplikowanych procesów (np. 5-10 minut na wystąpienie) implementacja może trwać około 2 tygodni,
3. szkolenie operatorów – przygotowanie pracowników, którzy będą odpowiedzialni za nadzór i zarządzanie pracą robota,
4. testy akceptacyjne i uruchomienie produkcyjne – weryfikacja działania robota przez klienta, wdrożenie robota do środowiska produkcyjnego,
5. okres stabilizacji (hypercare) – czas po wdrożeniu, w którym monitoruje się pracę robota i dokonuje niezbędnych poprawek.

Na spotkaniu przedstawiono kilka przykładów skomplikowanych projektów robotów, pokazując, że RPA to znacznie więcej niż proste czynności typu „copy-paste”:

• realizacja zamówienia e-commerce – to proces obejmujący przepływ danych między systemami e-commerce (np. Presta, Magento, Allegro), systemem logistycznym (WMS) i systemem księgowym (ERP/Finanse). Robot przenosi zamówienie do WMS, a następnie na podstawie dokumentu magazynowego (WZ) wystawia fakturę w systemie księgowym. Przy 1700 zamówieniach miesięcznie, robot oszczędził 7 minut na każdym zamówieniu, przejmując pracę 4 pracowników. Wybór RPA był podyktowany dynamicznym rozwojem e-commerce, wysokimi kosztami i długim czasem tradycyjnej integracji API,
• pobieranie dokumentów Proof of Delivery – robot pobiera listę wysłanych przesyłek z systemu ERP (np. SAP, Dynamics), loguje się na strony internetowe różnych firm kurierskich (np. DHL, FedEx), weryfikuje status przesyłki, kopiuje datę dostarczenia do ERP i pobiera dokument potwierdzający odbiór, archiwizując go w systemie ERP. Proces ten wspiera działy logistyki, księgowości i audytu. Wdrożenie robota zajęło około 3 tygodni, co było znacznie szybsze i tańsze niż tradycyjne integracje z API kurierów, zwłaszcza biorąc pod uwagę zmienność biznesową,
• przygotowanie produkcji – robot przenosi zamówienia od klientów z systemu CRM do systemu MRP, weryfikuje dostępność komponentów niezbędnych do produkcji, tworzy listy brakujących komponentów i może przygotowywać maile z zamówieniami do dostawców. Następnie weryfikuje priorytety zamówień w harmonogramie produkcji i informuje człowieka, jeśli nie udaje się ich zaplanować. W tym przypadku robot odciążył 3 pracowników, oszczędzając 15 minut na każde z 800 miesięcznych zamówień. Przyspieszyło to start produkcji i pozytywnie wpłynęło na cash flow firmy.

Powyższe przykłady pokazują, że roboty mogą realizować złożone, wieloetapowe procesy wymagające interakcji z wieloma aplikacjami i podejmowania decyzji na podstawie określonych warunków. Czas realizacji takich projektów jest mierzony w tygodniach, a nie miesiącach czy latach, jak w przypadku tradycyjnych projektów IT.

Sesja QA – pytania o robotyzację z Power Automate

Na zakończenie webinaru poświęconego automatyzacji z wykorzystaniem Power Automate uczestnicy zadawali pytania na czacie. 

Licencjonowanie Power Apps budzi wiele niejasności. Czy przewidujecie Panowie omówienie tego zagadnienia?

Tak, planujemy omówienie zagadnienia licencjonowania Power Apps w przyszłym roku w ramach kolejnych spotkań, ale data nie jest jeszcze potwierdzona.

Czy roboty Power Automate obsługują aplikacje terminalowe (DOS-owe)?

Tak, roboty Power Automate jak najbardziej potrafią obsługiwać aplikacje terminalowe.

Jak dużym problemem jest CAPTCHA dla robotów?

Obsługa CAPTCHA jest możliwa, ale zależy od technicznych aspektów implementacji oraz kwestii etycznych. Należy rozważyć te aspekty.

Czy omawiane narzędzia OCR potrafią tworzyć dokumenty w systemie ERP, wprowadzając takie dane jak data, numer dokumentu, pozycje, tabela płatności, terminy?

Samo narzędzie AI Builder (OCR) odczytuje dane z dokumentów. Aby stworzyć dokument w systemie ERP na podstawie tych danych, należy połączyć AI Builder z Power Automate. Robot Power Automate może zalogować się do systemu ERP i wprowadzić dane (symulując pracę użytkownika) lub wykorzystać dostępne konektory do systemów ERP (np. SAP) w celu bezpośredniego utworzenia dokumentu. Wymaga to dokładnej analizy procesu.

Ile kosztowało wdrożenie pierwszego przypadku (realizacja zamówienia e-commerce), chociaż szacunkowo?

Trudno podać jedną cenę, ponieważ zależy ona od wielu czynników, takich jak ilość kroków i warunków w procesie. W przypadku wspomnianego procesu e-commerce wstępna wycena przed analizą wyniosła 80 tys. zł, ale po szczegółowej analizie koszt wdrożenia spadł do 29 tys. zł.

Czy możliwe jest wykorzystanie zewnętrznego znakowania dokumentu/podpisu cyfrowego przez robota?

Tak, roboty potrafią składać podpisy cyfrowe na dokumentach w imieniu pracowników. Robot jest w stanie odtworzyć wszystko, co użytkownik wykonuje na komputerze, w tym operacje związane z podpisywaniem cyfrowym.

Jak wygląda proces identyfikacji i wprowadzania zmian w interfejsach aplikacji, które robotyzujemy?

Zmiany w interfejsach aplikacji wymagają aktualizacji robota. Drobne zmiany, np. przesunięcie pola logowania, mogą wymagać tylko kilku minut na adaptację. Większe zmiany interfejsu lub logiki aplikacji mogą generować koszty sięgające 30-40% wartości pierwotnego projektu, ale nadal są zazwyczaj szybsze i tańsze niż modyfikacje tradycyjnych integracji (API). Czasem, jeśli robot identyfikuje elementy interfejsu za pomocą stabilnych identyfikatorów, zmiana wyglądu (np. koloru SAP) może w ogóle nie wpływać na jego działanie. Kluczowe jest profesjonalne zaplanowanie i dokumentacja.

Podsumowanie – korzyści robotyzacji procesów back office

Podsumowując, robotyzacja procesów back office za pomocą Power Automate przynosi wymierne korzyści, które wpływają na konkurencyjność firmy:

• optymalizacja kosztów – znaczne obniżenie kosztów obsługi procesów w porównaniu do pracy ludzkiej,
• zwiększona efektywność – roboty pracują 24/7, szybciej i bez przerw,
• redukcja błędów – roboty wykonują zadania precyzyjnie zgodnie z regułami, minimalizując ryzyko błędów ludzkich i związanych z nimi reklamacji czy konsekwencji,
• skrócenie czasu realizacji procesów – procesy są realizowane znacznie szybciej, co wpływa między innymi na szybszą realizację zamówień czy lepszą płynność finansową,
• uwolnienie pracowników – ludzie zostają zwolnieni z monotonnych zadań i mogą skupić się na pracy wymagającej kreatywności, analizy, interakcji z klientem czy rozwoju kompetencji,
• skalowalność – łatwe skalowanie mocy przerobowych w okresach zwiększonego zapotrzebowania bez konieczności zatrudniania tymczasowych pracowników,
• poprawa morali pracowników – pracownicy są bardziej zadowoleni, gdy nie muszą wykonywać nudnych i powtarzalnych czynności.

Dzięki „demokratyzacji robotyzacji” dokonanej przez Microsoft, te korzyści są teraz dostępne nie tylko dla największych korporacji, ale dla każdego przedsiębiorcy.

Robotyzacja procesów back office z wykorzystaniem Microsoft Power Automate to potężne narzędzie, które może znacząco wpłynąć na efektywność i konkurencyjność Twojej firmy. 

Analizując procesy w swojej firmie pod kątem powtarzalności, czasochłonności i kosztów obsługi, można zidentyfikować obszary, w których konkurencja już prawdopodobnie wykorzystuje roboty RPA, aby zyskać przewagę. Niezależnie od tego, czy są to procesy finansowe, logistyczne, e-commerce czy produkcyjne, Power Automate oferuje elastyczne i zintegrowane z całym ekosystemem Microsoft 365 i Power Platform rozwiązanie, które pozwala na szybkie i opłacalne wdrożenie.